Ein junger Mann im Gartenstuhl

Wie plane ich eine Ferienfreizeit?

Als ersten Artikel hier auf diesem Blog möchte ich mich dem Thema der Vorbereitung und Planung einer Ferienfreizeit widmen.

Eine Ferienfreizeit ist sicherlich eine der größten Aktionen, die man als ehrenamtlicher Jugendleiter oft sogar hauptverantwortlich plant. Wichtig ist aber, dass ihr dabei nie alleine steht, denn hinter euch steht immer der Träger der Maßnahme, also zum Beispiel die Kirchengemeinde oder der Jugendverband. Dessen Rückendeckung empfiehlt sich bereits frühzeitig einzuholen, um nicht später mit unliebsamen Überraschungen konfrontiert zu werden.

Ich möchte euch auf dieser Seite kurz eine mögliche Organisation einer Ferienfreizeit vorstellen und dabei Tipps geben, worauf es ankommt und was es zu beachten gilt.

Schritt 1: Eckdaten klären

Zu Beginn der Planung solltet ihr die wichtigsten Eckdaten klären. Dazu gehören:

  • Wo soll’s hingehen: Ans Meer? In die Berge? An einen See?
  • Welche Altersstufe soll angesprochen werden? Häufige Altersspannen sind z.B. von acht bis 12 oder von zwölf bis 15 Jahren.
  • Wie viele Teilnehmer möchte man mitnehmen? Und wie viele Leiter benötigt ihr für sie?
  • Wollt ihr ins Ausland fahren oder lieben im Inland bleiben? Häufig spielt auch die Sprache eine wichtige Rolle. Österreich oder die Niederlande sind für junge Teilnehmer häufig einfacher, da die Sprache dort eine geringere Hürde darstellt.
  • Wie teuer darf die Ferienfreizeit sein? Und damit auch in welche Region soll es gehen? Die Schweiz ist typischerweise ein Land mit hohen Lebenshaltungskosten.

Sind diese Fragen geklärt, so muss man auf Haussuche gehen. Im Netz gibt es dazu inzwischen viele Seiten, die leicht gefunden werden können. www.gruppenhaus.de und www.gruppenunterkuenfte.de sind für das Inland häufig genutzte Tools. Für das Ausland gibt es meist ähnliche Seiten.

Schritt 2: Kalkulation

Als nächstes solltet ihr eine Kalkulation aufstellen, in die alle bereits bekannten oder schnell zu recherchierenden Kosten einfließen sollten.

In diesem Schritt solltet ihr auch bereits die Anreise planen. Vergleicht Preise verschiedener Busunternehmen und erkundigt euch auch, was die Anreise mit der Bahn im Gruppentarif kosten würde. Wird eventuell ein Begleitfahrzeug, zum Beispiel der klassische „VW Bus“, benötigt?

Wie viel Geld wird für die Verpflegung benötigt? Dies kann von Ort zu Ort und Land zu Land sehr unterschiedlich sein. Oft finden sich im Internet hierzu Informationen. Hilfreich kann auch ein Freund oder Bekannter sein, der dort häufiger Urlaub macht oder sogar dort wohnt und so Auskunft geben kann.

Ein weiterer Kostenpunkt sind Versicherungen. Abhängig von der Art der Anreise und der Ferienfreizeit können diese sich unterscheiden. Anlaufstelle kann hier das Jugendhaus Düsseldorf (www.jhdversicherungen.de) sein.

Um Teilnehmern einen besonders günstigen Teilnehmerbeitrag zu ermöglichen, solltet ihr euch nach Zuschüssen erkundigen. Die gibt’s zum Beispiel bei folgenden Stellen:

  • DKJ, Landesjugendplan
  • Kreis oder Land
  • Stadt bzw. Gemeinde
  • Kirchengemeinde

Die Zuschüsse gilt es rechtzeitig zu beantragen, um alle Fristen einhalten zu können. Informationen zu den Fristen und den Förderungskriterien bekommt ihr direkt bei den Zuschussgebern.

Schritt 3: Anmeldung erstellen

Auf der Anmeldung müssen viele wichtige Informationen drauf, denn sie ist auch eure Absicherung gegenüber den Eltern. Neben den Personendaten des Teilnehmers (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse…) sollten auch folgende Informationen nicht fehlen:

  • eigenständiger Aufenthalt in Dreiergruppen?
  • Gesundheitsfragebogen
  • Recht am eigenen Bild; darf vom Teilnehmer Fotos gemacht werden und anderen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden oder sogar in der Presse veröffentlicht werden?
  • Notfall-Ansprechpartner; wer kümmert sich um das Kind, wenn die Eltern nicht erreichbar sind?

Die durch die Anmeldung gesammelten Informationen solltet ihr vor Abreise auch im Pfarrbüro hinterlegen, damit im Notfall alle Informationen auch beim Träger „zu Hause“ vorliegen.

Schritt 4: Werbung machen

Damit eure Ferienfreizeit zum Erfolg wird, braucht es natürlich Teilnehmer und die bekommt ihr nur durch Werbung. Gerade bei der ersten Ferienfreizeit ist diese extrem wichtig, da euch das wichtigste Werkzeug – die Mundpropaganda – fehlt oder weniger vorhanden ist.

Werbung kann und sollte auf jeden Fall durch den Einsatz von Flyern und Postern geschehen. Diese könnt ihr in den Kirchen und Pfarrheimen, aber auch in lokalen Geschäften, wie Bäckereien oder Banken auslegen bzw. aufhängen. Auf einem solchen Poster sollten alle wichtigen Daten vorhanden sein, wie zum Beispiel Kosten, Zeiten, Alter etc.

Aber auch Pfarrbriefe, Pfarrnachrichten, die Zeitung und das Internet sollten nicht vergessen werden. Nur wenn ihr alle Kanäle bedient, werdet ihr die so viele Menschen erreichen, wie nötig.

Denkt aber auch weiter: Es gibt viele Möglichkeiten auf sich aufmerksam zu machen. Werdet kreativ, denn je einzigartiger eure Werbemaßnahme ist, desto besser prägt sie sich bei den Menschen ein.

Schritt 5: Programm aufstellen

Nun solltet ihr an die inhaltliche Planung der Ferienfreizeit gehen. Was mache ich wann und welche Ausflugsorte möchte ich besuchen? Passt das auch noch in unser Budget?

Denkt an eure Gruppenleiterschulung zurück und beachtet die Gruppenphasen bei der Planung. Gebt den Teilnehmern zu Beginn der Freizeit genügend Möglichkeiten sich gegenseitig und die Umgebung kennen zu lernen und schafft Räume für eine Verabschiedung zu Ende der Freizeit.

Schritt 6: Elterninformationen

Den Eltern solltet ihr frühzeitig genügend Informationen in die Hand geben. Dies bietet sich zum Beispiel bei einem Elternabend an. Verschriftlich werden sollten auf jeden Fall folgende Aspekte:

  • Abfahrtsort und -zeit
  • Regelung zum Taschengeld
  • Packliste: Was darf/muss mit? Was darf nicht mit?
  • Mitzubringende Unterlagen, wie Impfpass und Reisepass
  • Adresse des Lagers
  • 2 Telefonnummern unter der die Leiter erreichbar sind
  • Regelung zum Umgang mit Post von zu Hause und Telefonaten nach Hause

Schritt 7: Ab geht’s!

So und nun viel Spaß! Wir wünschen euch viel Erfolg!

Schritt 8: Die Arbeit danach

So ganz fertig sind wir nach der Rückkehr von der Freizeit aber immer noch nicht. Ein Nachtreffen muss her: Für euch, um inhaltliche Aspekte des Lagers zu reflektieren, aber auch für die Teilnehmer, um sich noch einmal wiederzusehen.

…und ein wenig Finanzkram gilt es natürlich auch noch zu machen.

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